Visio內置了強大的審計和庫存工具，有助于快速查看圖表的各個組件。您可以提取信息，例如圖表中使用的每個形狀的數量，形狀的屬性，形狀上的文本等，作為一個表格，可以幫助您快速查看并確保文檔符合規定的規格。在此示例中，我們將提取一個示例報告，其中顯示所用形狀的名稱及其數量。

要獲取文檔的清單，請轉到功能區上的“審閱”選項卡，然后在“報告”部分中，單擊“形狀報告”。

它會打開“報告”對話框。您可以通過單擊“新建...”創建新的報告定義，也可以通過單擊“修改...”修改現有的報告樣式

選擇報告所需的功能后，單擊“運行...”以開始創建報告。

編譯報告后，將打開“運行報告”對話框，允許選擇報告的格式。通常，最好將報表導出為Excel文件，以便更輕松地對數據字段進行排序，但您也可以選擇導出為HTML，XML或Visio形狀。在“使用保存報告”部分中選擇“報告定義的復制”，以在文檔中保存報告的副本，然后單擊“確定”。

Visio創建一個報告表，詳細說明我們選擇的功能。在這種情況下，形狀和數量的名稱。如果您已選擇在上一步中將報告另存為Excel文件，則單擊該報告將在Visio中打開Excel窗口，您可以在其中處理報告的內容。