雖然您可以在“形狀”窗格中使用不同的形狀手動(dòng)創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖，但Visio還提供了一種從外部源導(dǎo)入有關(guān)組織的信息的自動(dòng)方法。在本章中，我們將研究從Excel電子表格中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)。

在Excel電子表格中創(chuàng)建信息

創(chuàng)建Excel電子表格或使用包含標(biāo)題行中創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖的一些重要信息的現(xiàn)有電子表格。重要信息包括員工，職稱，經(jīng)理和部門。Employee和Manager字段是必填字段，其他字段是可選字段。

此外，您還可以包含一個(gè)名為Master_Shape的字段，該字段指示要用于特定員工的確切形狀。請(qǐng)注意，名稱Master_Shape字段需要按原樣用于Visio，以指定員工的特定形狀。

啟動(dòng)組織結(jié)構(gòu)圖向?qū)?/h2>

啟動(dòng)組織結(jié)構(gòu)圖向?qū)в袃煞N方法。第一種方法涉及使用“新建”菜單中“模板”部分中的“組織結(jié)構(gòu)圖向?qū)А薄?/p>

另一種方法是，如果您已經(jīng)創(chuàng)建了組織結(jié)構(gòu)圖，則可以使用功能區(qū)中“組織結(jié)構(gòu)圖”選項(xiàng)卡的“組織數(shù)據(jù)”部分中的“導(dǎo)入”命令。

如果您需要將背景格式轉(zhuǎn)移到組織結(jié)構(gòu)圖中的所有頁(yè)面，建議使用第二種方法。第一種方法創(chuàng)建了所需的所有頁(yè)面，但是您需要單獨(dú)格式化每個(gè)頁(yè)面，如果您的組織很大，這可能會(huì)變得乏味。

無(wú)論哪種方式，都會(huì)出現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)圖向?qū)В�您可以在其中指定組織結(jié)構(gòu)圖的功能。

使用組織結(jié)構(gòu)圖向?qū)?/h2>

組織結(jié)構(gòu)圖向?qū)У牡谝粋�(gè)屏幕提供了從文件中選擇現(xiàn)有信息或手動(dòng)輸入信息的選項(xiàng)。對(duì)于此示例，我們將選擇第一個(gè)選項(xiàng)。單擊“下一步”繼續(xù)向?qū)е械南乱粋�(gè)屏幕。

在以下屏幕中，您可以選擇存儲(chǔ)組織信息的來(lái)源。它可以是Microsoft Exchange Server上的位置，本地文本，CSV或Excel文件，或ODBC兼容的數(shù)據(jù)源。選擇第二個(gè)選項(xiàng)，然后單擊下一步。

現(xiàn)在，輸入Excel文件的位置或路徑，然后單擊“下一步”。

在此屏幕的“名稱”字段下拉列表中，選擇Excel電子表格中包含員工姓名的字段。在“報(bào)告到”字段下拉列表中，選擇Excel電子表格中表示報(bào)告管理器的字段。如果名稱和名字位于不同的字段中，請(qǐng)?jiān)诿�字下拉列表中指定包含員工名字的字段。

Visio將組合名稱和名字字段以生成員工的全名。單擊“下一步”繼續(xù)。

“數(shù)據(jù)文件列”框列出了Excel文件標(biāo)題中存在的所有數(shù)據(jù)字段。您可以通過選擇必填字段選擇需要在“顯示的字段”部分中顯示的字段，然后單擊“添加”。添加所需字段后，單擊“下一步”。

在下一個(gè)屏幕中，您可以選擇形狀數(shù)據(jù)應(yīng)基于的字段。形狀數(shù)據(jù)字段將類似于上一步中選擇的字段，因此在大多數(shù)情況下，您可以保留它。如果需要，您還可以添加任何其他字段。

在以下屏幕中，您可以選擇包含員工的圖片。如果您使用與員工姓名相同的格式標(biāo)記了圖片，則可以指向包含所有員工圖片的文件夾的位置。或者您可以選擇不包含任何圖片。

在此屏幕中，您可以選擇在一個(gè)頁(yè)面上顯示多少組織信息，如果有許多員工跨越多個(gè)頁(yè)面。您還可以選擇允許Visio自動(dòng)中斷跨頁(yè)面的組織結(jié)構(gòu)圖。確保Hyperlink員工跨頁(yè)面形狀，并選擇跨頁(yè)面同步員工形狀。單擊“完成”以最終創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖。

單擊“完成”后，Visio將開始處理Excel電子表格中的信息，并根據(jù)向?qū)е兄付ǖ膮��?shù)創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖。您將看到一個(gè)進(jìn)度指示器，顯示創(chuàng)建的狀態(tài)。

Visio幫助您創(chuàng)建具有專業(yè)外觀的圖表，以便理解、記錄和分析信息、數(shù)據(jù)、系統(tǒng)和過程。