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“視圖”是以特定狀態展現數據的有效方式。它能夠集中數據，簡化數據的查詢和處理。

本篇主要內容

1.切換視圖模式

在Excel中，我們可以通過【視圖】選項卡【工作簿視圖】命令組中的命令或狀態欄右下角【普通】、【分頁預覽】和【頁面布局】按鈕，切換軟件的視圖模式。

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相同的表格，在【普通】、【分頁預覽】和【頁面布局】等不同的視圖下呈現可以幫助我們從不同的角度來觀察數據。

切換Excel視圖

1.1 【普通】視圖

普通視圖就是我們打開Excel表格時顯示的默認視圖，在普通視圖中我們可以方便地查看表格的全局數據及結構。

普通視圖

1.2 【分頁預覽】視圖：

分頁預覽視圖是顯示表格要打印區域和分頁符位置的視圖模式。在該視圖中Excel會自動按比例調整工作表使其行、列適合頁面大小，并允許用戶通過設置分頁符與打印區域，管理表格的打印范圍。

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設置分頁符

在分頁預覽視圖中，表格被自動分頁符分割成若干個打印區域（每個打印區域被單獨打印在一張紙上）。自動分頁符顯示為上圖所示的藍色虛線，我們可以通過按住自動分頁符向左、右或上、下拖動，調整分頁符的位置，從而重新劃分表格的打印區域（被調整的分頁符將顯示為藍實線狀的手動分頁符）。

調整分頁符的位置

例如，在打印下圖所示的表格時，Excel默認表格的一部分內容（一列）不能和其他內容一起打印在一張紙上。

表格內容打印不全

此時，我們就可以通過將分頁符向右側拖動，解決這個問題。

通過調整分頁符，解決表格打印不全的問題

又如，下圖所示的表格內容較多，Excel默認打印全部表格內容，而實際只需要打印其中的一部分內容。

包含大量內容的表格

遇到這種情況，我們可以通過在分頁預覽視圖中拖動視圖上、下、左、右邊框上的分頁符，指定表格的打印范圍。

縮小表格的打印范圍

此外，通過添加、刪除分頁符，我們還可以對表格打印區域的數量進行控制。

添加分頁符

在分頁預覽視圖中右擊表格中的某個單元格，從彈出的菜單中選擇【插入分頁符】命令，可以添加新分頁符，從而在表格中創建新的打印區域。

在分頁預覽視圖中添加分頁符

• 右擊工作表最左側的單元格，從彈出的菜單中選擇【插入分頁符】命令，將在分頁預覽視圖中添加一個水平分頁符。

添加水平分頁符

• 右擊工作表頂部的單元格，從彈出的菜單中選擇【插入分頁符】命令，將在分頁預覽視圖中添加一個垂直分頁符。

添加垂直分頁符

• 右擊除了頂部和最左側和頂部單元格以外的任意單元格，從彈出的菜單中選擇【添加分頁符】命令，將在分頁預覽視圖中同時添加一個垂直分頁符和一個水平分頁符。

同時添加水平和垂直分頁符

舉個例子，在上圖所示的工作表中，如果我們要設置在每張紙中只打印1個表格，可以通過調整與添加分頁符來實現。具體操作方法如下。

設置每頁只打印1個表格

刪除分頁符

分頁預覽視圖中，由垂直和水平分頁符分隔的區域將被Excel判定為一個打印區域（單獨打印在一張紙上），我們可以通過添加分頁符將工作表分割成若干個打印區域，也可以通過刪除分頁符，將幾個打印區域合并。

• 要刪除水平分頁符，只要右擊該分頁符下一行任意單元格，從彈出的菜單中選擇【刪除分頁符】命令即可。

刪除水平分頁符

• 要刪除垂直分頁符，只要右擊該分頁符右側列中的任意單元格，從彈出的菜單中選擇【刪除分頁符】命令即可。

刪除垂直分頁符

• 若要同時刪除兩條相交的分頁符，可以右擊這兩條分頁符相交點右下方的單元格，從彈出的菜單中選擇【刪除分頁符】命令。

同時刪除水平和垂直分頁符

這里需要注意的是：只能刪除手動分頁符，而不能刪除Excel默認生成的自動分頁符。當我們刪除由自動分頁符轉化而來的手動占位符時，如果沒有在軟件默認分頁區域附近沒有設置分頁符，Excel將會生成一條自動分頁符。

刪除手動分頁符后，Excel自動生成分頁符

恢復默認分頁符

在分頁預覽視圖中設置手動分頁符后，如果想要將所設置的手動分頁符全部刪除，將分頁符恢復到Excel默認設置的自動分頁符狀態（藍虛線狀態）。只需要右擊表格中的任意單元格，從彈出的菜單中選擇【重設所有分頁符】命令即可。

重置所有分頁符

設置打印區域

通過在分頁預覽視圖中設置打印區域，我們能夠打印表格中不連續的區域。

以下圖所示的工作表為例。

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在分頁預覽視圖中選中一個需要打印的區域后，右擊鼠標，從彈出的菜單中選擇【設置打印區域】命令，即可將該區域設置為打印區域。

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此時執行【打印】操作，將只打印設置的區域，而忽略工作表中的其他數據。

設置第一個打印區域

接下來，如果在分頁預覽視圖中再選擇一個區域，右擊鼠標，從彈出的菜單中選擇【添加到打印區域】命令，可以將選中的區域添加到先前設置的打印區域中。

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再次執行【打印】命令，添加的打印區域將作為第二頁被打印。

添加打印區域

重復以上操作，我們就能夠通過執行一次【打印】命令，同時打印出工作表中不同區域（不連續區域）內的數據。

1.3 【頁面布局】視圖

在頁面布局視圖中，我們可以方便地為表格設置頁邊距或頁眉、頁腳。

頁眉布局視圖

設置頁邊距

在頁面布局視圖中，選中【視圖】選項卡中的【標尺】復選框，可以在窗口中顯示標尺。

顯示標尺

Excel中的標尺主要用于衡量行高和列寬。但也可以用來調整頁邊距。具體方法是：將鼠標指針放置于標尺的兩端的過渡線，當指針變為雙箭頭形狀時，拖動箭頭直至需要位置即可。

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設置頁眉和頁腳

在頁面布局視圖中，我們可以在每一頁表格的頭部看到頁眉設置區域，在每一頁表格的尾部看到頁腳設置區域。

顯示頁眉頁腳

將鼠標指針放置于頁眉設置區域中，輸入內容，即可為表格的所有頁設置相同的頁眉。

設置表格頁眉

此時，選擇【設計】選項卡，單擊【導航】組中的【轉至頁腳】按鈕，可以轉至頁腳設置區域。

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當鼠標指針定位在頁腳設置區域中后，單擊【設計】選項卡【頁眉和頁腳】命令組中的【頁腳】下拉按鈕，從彈出的列表中可以為表格設置頁腳效果。

設置表格頁腳

用戶也可以在頁眉或頁腳區域中插入Logo圖標，為表格設置圖片類型的頁眉或頁腳。

1.4 【全屏】視圖

在Excel中依次按下Alt、V、U鍵，可以切換【全屏】視圖，全屏顯示當前視圖。

【全屏】視圖模式

按下ESC鍵即可退出【全屏】視圖模式。

2.設置默認視圖

Excel的默認視圖為【普通】視圖。我們可以在【Excel選項】對話框的【常規】選項區域中，通過單擊【新工作表默認視圖】下拉按鈕，為新建的工作表設置其他視圖作為默認視圖。

設置新建工作表的默認視圖

3.自定義視圖

Excel的“自定義視圖”功能用于對工作表當前視圖設置進行保存，以方便日后工作中隨時調取。在【視圖】選項卡中單擊【自定義視圖】按鈕，將打開【視圖管理器】對話框。

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在【視圖管理器】對話框中單擊【添加】按鈕，在打開的【添加視圖】對話框的【名稱】文本框中輸入為視圖所定義的名稱，然后單擊【確定】按鈕即可創建一個自定義視圖。

創建一個自定義視圖

在【添加視圖】對話框中，【打印設置】和【隱藏行、列及篩選設置】兩個復選框為可選擇的視圖相關內容保存選項，通過選中這兩個復選框。我們在當前視圖窗口中所進行過的打印設置以及隱藏行列、篩選等設置也會保存在自定義視圖中。

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【視圖管理器】對話框中能夠保存的視圖設置包括窗口的大小、位置、拆分窗口、凍結窗格、顯示比例、打印設置、創建視圖時的選定單元格、行列的隱藏、篩選，以及【選項】對話框中的許多設置。

當我們需要調用自定義視圖時，可以再次單擊【視圖】選項卡中的【自定義視圖】按鈕，在打開的【視圖管理器】對話框中選中一個視圖名稱，單擊【顯示】按鈕即可。

調用自定義視圖

在Excel工作簿中創建的自定義視圖均保存在【視圖管理器】對話框中，我們不僅可以在同一個工作簿中針對一個工作表中的數據創建不同的自定義視圖，也可以在同一個工作簿中針對不同的工作表創建多個自定義視圖。但是在【視圖管理器】對話框中，只顯示當前激活工作簿中所保存的自定義視圖名稱列表。

調用不同工作表的自定義視圖

如果要刪除已經創建的自定義視圖，在【視圖管理器】對話框中選中相應的視圖名稱后，單擊【刪除】按鈕，然后在彈出的提示對話框中單擊【是】按鈕即可。

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以上是“自定義視圖”功能的常用操作，借助該功能我們不僅能夠讓表格按條件顯示數據，還可以定位數據或快速顯示隱藏的工作表。

按條件顯示數據

以下圖所示的表格為例，當我們需要對表格內容進行篩選時，往往會根據篩選條件讓表格顯示不同的篩選結果。

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例如，我們可能會經常需要對表格的“單價”列數據進行篩選，有時需要篩選出單價大于150的商品，有時卻要篩選出單價小于150的商品。

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此時，借助“自定義視圖”功能，我們可以將這兩種篩選結果保存為自定義視圖，在需要用的時候快速調用。

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定位數據

當我們需要經常查閱（或編輯）一個龐大數據量表格中的一小塊區域時，每次都要通過翻頁查找該數據非常麻煩。

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此時，在選中該區域后，通過設置“自定義視圖”，可以幫助我們快速從大量數據中找到指定的內容。

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快速顯示隱藏的工作表

通過設置“自定義視圖”，我們可以讓工作簿中工作表隨心所欲的顯示和隱藏。以下圖所示的工作簿為例，該工作簿中包含一月、二月和三月等三個工作表。

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我們先創建一個名為“顯示所有工作表”的自定義視圖。

創建“顯示所有工作表”自定義視圖

然后隱藏“二月”和“三月”工作表，創建一個名為“一月數據”的自定義視圖。

創建“一月數據”自定義視圖

再利用創建的“顯示全部工作表”視圖顯示工作簿中的全部工作表，并分別隱藏“一月”和“三月”工作表，創建一個名為“二月數據”的自定義視圖；隱藏“一月”和“二月”工作表，創建一個名為“三月數據”的自定義視圖。

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如此，當我們單擊【視圖】選項卡中的【自定義視圖】按鈕打開【視圖管理器】對話框時，該對話框中將包含“顯示全部工作表”、“一月數據”、“二月數據”和“三月數據”等4個工自定義視圖。

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通過在【視圖管理器】對話框中選取不同的自定義視圖，我們可以隨心所欲的控制工作簿中工作表的顯示與隱藏狀態。

通過自定義視圖切換工作表的顯示狀態