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在Office辦公軟件組中，包含了Excel、Word、PowerPoint等多個程序組件，我們在日常辦公中無可避免的需要使用Excel進行數據處理，使用Word進行文字處理排版，使用PowerPoint設計工作匯報演示文稿。有時，為了完成某項具體的任務，需要同時使用多個組件，因此在它們之間進行快速數據共享，是每個辦公人員必須要掌握的基本技能。

6.復制Excel數據到其他Office程序

Excel中保存的所有數據都可以被復制到其他Office軟件中，包括數據表中的數據、圖片、圖表或其他對象等。不同類型的數據在復制與粘貼的過程中，Excel會顯示不同的選項。

6.1復制數據區域

若我們需要將Excel中的數據區域復制到Word或PowerPoint中，可以使用“選擇性粘貼”功能以多種方式對數據進行靜態粘貼。也可以動態地鏈接數據(靜態粘貼的結果與數據源沒有任何關聯，而動態鏈接則會在數據源發生改變時自動更新粘貼結果)。

例如，將Excel數據區域復制到Word中。

<1>選中Excel中需要復制的數據區域，按下Ctrl+C鍵。

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<2>啟動Word，單擊【開始】選項卡中的【粘貼】下拉按鈕，在彈出的列表中選擇【選擇性粘貼】選項。

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<3>打開【選擇性粘貼】對話框，選中【粘貼】單選按鈕(將使用靜態方式粘貼數據)，在【形式】列表框中用戶可以選擇不同的粘貼形式，本例選擇【HTML格式】選項。

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上圖中，【形式】列表內各個選項的功能說明如下。

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<4>單擊【確定】按鈕，即可將選中的數據區域以HTML格式粘貼在Word中。

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<5>若用戶在【選擇性粘貼】對話框中，選中【粘貼鏈接】單選按鈕，【形式】列表框中將顯示下圖所示的選項。

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此時，選擇【形式】列表框中的任意選項，粘貼至Word中的Excel數據區域，與采用步驟3的“粘貼”方式基本相同。

如果用戶在Excel中修改了數據源，數據的變化將會自動更新到Word中。動態鏈接的在Word中的數據具備與數據源之間的超鏈接功能，如果右擊“動態鏈接”粘貼結果，在彈出的菜單中選擇【鏈接的Worksheet對象】|【Edit鏈接】命令，將打開Excel并定位到復制數據源的目標區域。

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若我們需要在Excel中復制數據后能夠在其他Office組件中能夠執行“選擇性粘貼”功能，在復制Excel數據區域后，應保持Excel中選擇區域的四周有閃爍的虛線狀態。若用戶在復制數據區域后又執行了其他操作(例如按下ESC鍵或雙擊某個單元格)，則復制數據區域的激活狀態將被取消。

復制圖片

復制Excel表格中的圖片、圖形后，如果在其他Office應用程序中執行【選擇性粘貼】命令，將打開下圖所示的【選擇性粘貼】對話框，該對話框允許用戶以多種格式來粘貼圖片，但只能進行靜態粘貼。

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復制圖表

復制Excel圖片至其他Office應用程序的操作與復制數據區域類似，在Excel中復制圖片后，在其他程序中執行【選擇性粘貼】命令，同時支持靜態粘貼和動態粘貼。

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6.2 在其他程序插入Excel對象

除了使用復制和粘貼方式共享Excel數據意外，用戶還可以在Office應用程序中通過插入對象，插入Excel文件。

例如，將Excel文件插入Word文檔中。

<1>啟動Word后，選擇【插入】選項卡，單擊【文本】命令組中的【對象】按鈕。

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<2>打開【對象】對話框，在打開的【對象】對話框中選中【由文件創建】選項卡，單擊【瀏覽】按鈕。

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<3>在打開的對話框中選中一個Excel文件后，單擊【打開】按鈕。即可將選擇的Excel文件插入Word文檔。

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Excel文件被插入Word后將顯示為表格，如果用戶雙擊它，Word功能區將變成Excel功能區，此時用戶可以使用Excel命令對表格進行處理，編輯完成后只需單擊Word文檔的其他位置，就會退出Excel編輯狀態。

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6.3 遠程獲取或保存Excel數據

在Excel中按下F12鍵將打開【另存為】對話框，在該對話框頂部的地址欄中，用戶可以設置任何位置來保存Excel文件，例如當前計算機的本地磁盤、FTP、局域網等。

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同樣，按下Ctrl+O鍵打開【打開】選項區域，單擊【瀏覽】按鈕，在打開的【打開】對話框頂部的地址欄中，用戶也可以選擇任何可訪問的路徑，打開Excel文件。

一般情況下，每一個Excel文件只能被一個用戶以獨占方式打開。如果用戶嘗試通過網絡共享文件夾打開一個已經被其他用戶打開的Excel文件，Excel將打開提示對話框提示該文件已經被鎖定。在這種情況下，用戶只能根據提示，以“只讀”或“通知”方式打開Excel文件。如果以“只讀”方式打開文件，文件將只能閱讀不能進行修改；如果以“通知”方式打開文件，文件仍將以只讀方式打開，當使用文件的其他用戶關閉文件時，Excel將通知該用戶在他之后打開文件的用戶名稱。

6.4 創建共享Excel文件

利用Excel的“共享工作簿”功能，用戶可以和其他用戶一起通過網絡多人同時編輯同一個Excel文件。具體如下。

<1>打開需要共享的工作簿，選擇【審閱】選項卡，在【更改】組中單擊【共享工作簿】按鈕。

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<2>打開【共享工作簿】對話框，選擇【編輯】選項卡，選中【允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并】復選框，然后單擊【確定】按鈕。

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<3>選擇【高級】選項卡，設置是否保存修訂記錄，何時更新，如何解決沖突等，然后單擊【確定】按鈕。

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<4>Excel將打開下圖所示的對話框提示用戶保存工作簿，單擊【確定】按鈕。此時，當前工作簿即成為共享工作簿，工作簿的標題欄將顯示“共享”標注。

要實現多人同時對一個Excel文件進行編輯，用戶還需要將共享工作簿保存在本地網絡中的共享文件夾中，并且授予用戶對該文件夾的讀寫權限。

更具體的操作可參照：例07-1設置共享工作簿

當任何一個用戶打開共享工作簿后，可以單擊【審閱】選項卡中的【共享工作簿】按鈕，打開【共享工作簿】對話框查看當前正在使用工作簿的其他用戶。選中其中一個用戶，單擊【刪除】按鈕，可以斷開該用戶與共享工作簿的連接，此時對方不會立刻得到相關提示，也不會關閉工作簿。被斷開連接的用戶在保存工作簿時，Excel將提示其無法與文件連接，無法將編輯修改的內容保存到共享工作簿中，只能另存為其他文件。

如果用戶在編輯共享工作簿后對齊進行保存，其他用戶也對工作簿做出修改并進行保存，在沒有沖突的情況下，Excel會給出相應的提示，提示用戶“工作表已用其他用戶保存的更改進行了更新”。如果此時發生沖突，Excel也會彈出提示對話框，詢問用戶如何解決沖突。