本篇內(nèi)容結(jié)構(gòu)如下：

本篇在章節(jié)中的位置

3. 工作界面

從 Excel 2007 版開始，Excel 的工作界面風(fēng)格就一直延續(xù)至今，其中設(shè)置了一些便捷的工具欄和按鈕，如【快速訪問工具欄】、【拼寫檢查】按 鈕、【分頁瀏覽】按鈕和【顯示比例】滑動條等。

Excel 2010工作界面

Excel 2016工作界面

Excel 365工作界面

由于目前最新版本的Excel 2019只能在Windows 10系統(tǒng)中安裝，限制了其在國內(nèi)的用戶使用群體。本篇將以在 Windows 7 和 Windows 10 系統(tǒng)中用戶使用最多的 Excel 2016 版為例，介紹 Excel 的工作界面。

啟動 Excel 2016 后，將打開圖 1-7 所示的啟動界面。該界面的左側(cè)為最近使用的文檔列表和【打開工作簿】選項，用戶可以通過其打開最近打開的 Excel 文檔或電腦中保存的其他 Excel 文件。

Excel 2016的啟動界面

上圖所示的啟動界面的右側(cè)為 Excel 新建工作簿模板列表，其中【空白工作簿】選項用于創(chuàng)建新的 Excel 工作簿，單擊該選項后，將創(chuàng)建一個新的 Excel 工作簿并打開下圖所示工作界面。

Excel 2016的工作界面

在 Excel 工作界面中，功能區(qū)選項卡是 Excel 窗口界面中最重要元素，通常位于標(biāo)題欄的下方。由一組選項卡面板所組成，單擊選項卡標(biāo)簽可以切換到不同的選項卡功能板。

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3.1 功能區(qū)選項卡

在 Excel 的功能區(qū)選項卡中，當(dāng)前選中的選項卡也稱為“活動選項卡”。每個選項卡中包含了多個命令組(例如“剪貼板”命令組、“字體”命令 組、“對齊方式”命令組)，每個命令組通常由一些相關(guān)命令組成。

例如，下圖所示的【字體】命令組。

【開始】選項卡【字體】命令組中的各種命令控件

通過執(zhí)行命令組中的各種命令控件，用戶可以執(zhí)行 Excel 所提供的各種功能(參見01-Excel概中關(guān)于Execl主要功能的介紹)。

在 Excel 功能區(qū)選項卡中主要選項卡的功能說明如下。

【文件】選項卡

該選項卡是一個比較特殊的功能區(qū)選項卡，其由一組命令列表及其相關(guān)的選項區(qū)域組成，包含【信息】、【新建】、【打開】、【保存】、【另存為】、【歷史記錄】等選項。

選擇【文件】選項卡后顯示的菜單

選擇命令列表中的不同選項，將顯示不同的選項區(qū)域，例如：

• 選擇【信息】選項，在顯示的選項區(qū)域中，可以設(shè)置保護、檢查、管理工作簿，并設(shè)置瀏覽器視圖選項(即用瀏覽器查看工作簿時，可以看到的內(nèi)容)。

【打開】選項區(qū)域

• 選擇【新建】選項卡，在顯示的選項區(qū)域中用戶可以新建空白工作簿，或使用 Excel 工作簿模板創(chuàng)建新工作簿。

【新建】選項區(qū)域

• 選擇【打開】選項，在顯示的選項區(qū)域中，用戶可以選擇打開 OneDrive(微軟公司提供的云存儲服務(wù))或當(dāng)前電腦中保存的工作簿文件。此 外，單擊【瀏覽】選項，還可以通過打開的打 開【打開】對話框，打開電腦或局域網(wǎng)中的Excel 工作簿文件。

【打開】選項區(qū)域

• 選擇【保存】選項，將立即保存當(dāng)前打開的工作簿文件(若當(dāng)前工作簿從未執(zhí)行過“保存”操作，將打開【另存為】選項區(qū)域)。
• l選擇【另存為】選項，在打開的選項區(qū)域中， 用戶可以選擇工作簿文件的保存位置，單擊 【瀏覽】選項，在打開的【另存為】對話框中用戶可以設(shè)置工作簿文件的具體保存位置。

【另存為】選項區(qū)域

• 選擇【打印】選項，在顯示的選項區(qū)域中用戶可以設(shè)置打印工作簿的打印機、打印份數(shù)、打印排序、打印方向、紙張、邊距和縮放等參數(shù)。在選項區(qū)域的右側(cè)，Excel 會顯示當(dāng)前選中 工作簿的打印預(yù)覽效果，在其中確認打印效果后，單擊【打印】按鈕即可打印工作簿。

【打印】選項區(qū)域

• 選擇【共享】選項，在顯示的選項區(qū)域中用戶可以設(shè)置將當(dāng)前工作簿保存到“云”(OneDrive)，從而實現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)用戶的共享;或者通過發(fā)送“電子郵件”，將當(dāng)前工作簿作為郵 件的附件（或鏈接）發(fā)送給指定的郵件聯(lián)系人。

【共享】選項區(qū)域

• 選擇【導(dǎo)出】選項，在打開的選項區(qū)域中用戶可以將當(dāng)前打開的工作簿導(dǎo)出為 PDF、XPS 格式的文檔，或?qū)⒐ぷ鞑镜奈募�格式類型修改為模板、OpenDocument 電子表格(.dos 文件)、啟用宏的工作簿或二進制工作簿。

【導(dǎo)出】選項區(qū)域

• 選擇【發(fā)布】選項，在顯示的選項區(qū)域中，用戶可以將當(dāng)前工作簿文件發(fā)布到 Power BI。

【發(fā)布】選項區(qū)域

• 選擇【關(guān)閉】選項，將立即關(guān)閉當(dāng)前打開的工作簿(若當(dāng)前工作簿尚未保存，Excel 將打開提示對話框，提示用戶保存工作簿)。
• 選擇【賬戶】選項，在打開打開的選項區(qū)域 中，用戶可以選擇登錄 Office，查看關(guān)于Excel 軟件的許可條款、支持、產(chǎn)品 ID，或者更改當(dāng)前軟件的產(chǎn)品密鑰。

【賬戶】選項區(qū)域

選擇【選項】選項，將打開【Excel 選項】對話框(該對話框的作用將在后面詳細介紹)。

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【開始】選項卡

【開始】選項卡包含 Excel 中最常用的命令，包括【剪貼板】、【字體】、【對齊方式】、【數(shù)字】、【樣式】、【單元格】和【編輯】等 7 命令組，用于基本的剪貼數(shù)據(jù)、字體格式化、單元格對齊、單元格格式和樣式設(shè)置、條件格式、單元格和行列的插入刪除以及數(shù)據(jù)編輯。

【開始】選項卡

【插入】選項卡

下圖所示的【插入】選項卡包含了所有可以插入到工作表中的對象，主要包括圖表、圖片和圖 形、剪貼畫、SmartArt 圖形、迷你圖、藝術(shù)字、符號、文本框、鏈接、三維地圖等，也可以通過該選項卡創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表、切片器、數(shù)學(xué)公式和表格。

【插入】選項卡

【頁面布局】選項卡

【頁面布局】選項卡包含了用于設(shè)置工作表外觀的命令，包括主題、圖形對象排列、頁面設(shè)置 等，同時也包括了打印表格所使用的頁面設(shè)置和縮放比例等。

【頁面布局】選項卡

【公式】選項卡

【公式】選項卡包含與函數(shù)、公式、計算相關(guān)的各種命令，例如【插入函數(shù)】按鈕 、【名稱管理器】按鈕 、【公式求值】按鈕 等。

【公式】選項卡

【數(shù)據(jù)】選項卡

【數(shù)據(jù)】選項卡包含了與數(shù)據(jù)處理相關(guān)的命令， 例如【獲取外部數(shù)據(jù)】、【排序和篩選】、【分級顯示】、【合并計算】、【分列】等。

【數(shù)據(jù)】選項卡

【審閱】選項卡

【審閱】選項包含【拼音檢查】、【智能查找】、【批注管理】、【繁簡轉(zhuǎn)換】以及工作簿和工作表的權(quán)限管理等命令。

【審閱】選項卡

視圖】選項卡

【視圖】選項卡包含了窗口界面底部狀態(tài)附近的幾個主要按鈕功能，包括【工作簿視圖切換】、【顯示比例縮放】和【錄制宏命令】等。此外， 還包括【窗口凍結(jié)和拆分】、【網(wǎng)格線】、【窗口元素顯示】等命令。

【視圖】選項卡

【開發(fā)工具】選項卡

【開發(fā)工具】選項卡在 Excel 默認工作界面中不可見，用戶可以通過【Excel 選項】對話框是其顯示。該選項卡主要包含使用 VBA(Visual Basic Application)進行程序開發(fā)時需要用到的各種命令，如下圖所示。

【開發(fā)工具】選項卡

【背景消除】選項卡

【背景消除】選項卡在默認情況下不可見，僅在對工作表中的圖片使用【刪除背景】操作時顯示在功能區(qū)宏，其中包含與圖片背景消除相關(guān)的各種命令。

【背景消除】選項卡

【加載項】選項卡

【加載項】選項卡在默認情況下不可見，當(dāng)工作簿中包含自定義菜單命令和自定義工具欄以及第三方軟件安裝的加載項時會顯示在功能區(qū)中。

3.2 工具選項卡

除了軟件默認顯示和自定義添加的功能區(qū)選項卡以外，Excel 還包含許多附加選項卡。這些選項 卡只在進行特定操作時顯示，因此也被稱為“工具選項卡”。下面將簡要介紹常見工具選項卡。

【圖表工具】選項卡

選中圖表時，功能區(qū)中將顯示如下圖所示的圖表設(shè)置專用選項卡，其中包含【設(shè)計】和【格式】兩個子選項卡。

• 【圖表工具】|【設(shè)計】選項卡

選中圖表時顯示的【設(shè)計】選項卡

• 【圖表工具】|【格式】選項卡

用于設(shè)置圖表元素格式的【格式】選項卡

【SmartArt 工具】選項卡

選中 SmartArt 圖形時，將顯示如下圖所示的【SmartArt工具】選項卡，該選項包含【設(shè)計】和【格式】兩個子選項卡。

• 【SmartArt工具】|【設(shè)計】選項卡

選中SmartArt圖形時顯示的【設(shè)計】選項卡

• 【SmartArt工具】|【格式】選項卡

用于設(shè)置SmartArt圖形對象格式的【格式】選項卡

【繪圖工具】選項卡

在選中圖形對象時，Excel 將顯示如下圖所示的【格式】子選項卡，用于設(shè)置圖形的格式。

【繪圖工具】|【格式】選項卡

【頁眉和頁腳工具】選項卡

在選中頁眉和頁腳并對齊進行操作時，將顯示如下圖所示的【設(shè)計】子選項卡。

【頁眉和頁腳工具】|【設(shè)計】選項卡

【迷你圖工具】選項卡

在選中迷你圖對象時，將顯示如下圖所示的【設(shè)計】選項卡。

【迷你圖工具】|【設(shè)計】選項卡

【數(shù)據(jù)透視表工具】選項卡

在選中數(shù)據(jù)透視表區(qū)域時，將顯示如下圖所示的選項卡，其中包含【分析】和【設(shè)計】兩個子選項卡。

• 【數(shù)據(jù)透視表工具】|【分析】選項卡

選中數(shù)據(jù)透視表后顯示的【數(shù)據(jù)透視表工具】|【分析】選項卡

• 【數(shù)據(jù)透視表工具】|【設(shè)計】選項卡

用于設(shè)置數(shù)據(jù)透視表樣式的【設(shè)計】選項卡

【數(shù)據(jù)透視圖工具】選項卡

在選中數(shù)據(jù)透視圖時，將顯示如下圖所示的【數(shù)據(jù)透視圖工具】選項卡，包含【分析】、【設(shè)計】和【格式】等 3 個子選項卡。

• 【數(shù)據(jù)透視圖工具】|【分析】選項卡

選中數(shù)據(jù)透視圖后顯示的【數(shù)據(jù)透視圖工具】|【分析】選項卡

• 【數(shù)據(jù)透視圖工具】|【設(shè)計】選項卡

【設(shè)計】選項卡

• 【數(shù)據(jù)透視圖工具】|【格式】選項卡

【格式】選項卡

在使用Excel功能區(qū)選項卡操作表格對象時，所有功能區(qū)選項卡的最左側(cè)都有一個【折疊功能區(qū)】按鈕，單擊該按鈕，可以將功能區(qū)隱藏

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此時，只Excel工作界面中將只顯示功能區(qū)選項卡的標(biāo)簽。

隱藏功能區(qū)后的Excel工作界面

若要恢復(fù)功能區(qū)選項卡的顯示，只需要選擇任意一個選項卡標(biāo)簽，并單擊選項卡右側(cè)的【固定功能區(qū)】按鈕即可。

重新顯示功能區(qū)，并固定功能區(qū)選項卡

3.3 快速訪問工具欄

Excel 各個版本工作界面中的快速訪問工具欄位于界面的左上角(如下圖所示)，它包含一組常用的快捷命令按鈕，并支持自定義其中的命令，用戶可以根據(jù)工作需要添加或刪除其所包含的命令按鈕。

Excel快速訪問工具欄中默認顯示的命令按鈕

快速訪問工具欄默認包含【保存】按鈕、【撤銷】按鈕 、【恢復(fù)】按鈕 等 3 個快捷命令按鈕。單擊工具欄右側(cè)的【自定義快速訪問工具 欄】按鈕 ，可以在彈出的列表中選擇在快速訪問工具欄中顯示更多的內(nèi)置命令按鈕，例如【快速打印】、【拼寫檢查】和【新建】等。

3.4 各種命令控件

Excel 工作界面中包含了多種命令，這些命令通過多種不同類型的控件顯示或隱藏在界面窗口中。下面將簡要介紹命令組中各種命令控件的類型及其功能說明。

按鈕

按鈕(Button)可以通過單擊執(zhí)行一項命令或一項操作。以工作界面底部狀態(tài)欄為例，其中包括的 【普通】、【頁面布局】和【分頁預(yù)覽】按鈕，用于切換當(dāng)前 Excel 窗口的視圖模式。

Excel狀態(tài)欄上用于切換視圖模式的三個按鈕

切換按鈕

切換按鈕(ToggleButton)可以通過單擊按鈕在“激活”和“未激活”兩種狀態(tài)之間來回切換。 例如【審閱】選項卡中的【顯示所有批注】和【顯示墨跡】切換按鈕。

• 激活狀態(tài)下的切換按鈕

激活切換按鈕，顯示工作表中的所有批注

• 未激活狀態(tài)下的切換按鈕

未激活的【顯示所有批注】切換按鈕

下拉按鈕

下拉按鈕(DropDown)包含一個黑色倒三角標(biāo)識符號，通過單擊下拉按鈕可以顯示詳細的命令列表或圖標(biāo)庫，或顯示多級擴展菜單。例如單擊【公式】選項卡中的【自動求和】下拉按鈕，將顯示下圖所示的命令列表。

單擊【自動求和】下拉按鈕彈出的命令列表

又如，單擊【插入】選項卡中的【形狀】按鈕將顯示如下圖所示的圖標(biāo)庫。

單擊【形狀】下拉按鈕后彈出的圖標(biāo)庫

拆分按鈕

拆分按鈕(SplitButton)是一種由按鈕和下拉按鈕組成而成的按鈕形式。單擊拆分按鈕可以執(zhí)行特 定的命令，而單擊其下方的下拉按鈕則可以在彈出的下拉列表中選擇其他相近或相關(guān)的命令。例如【開始】選項卡中的【粘貼】拆分按鈕。

單擊【粘貼】拆分按鈕后彈出的下拉列表

文本框

文本框(TextBox)可以顯示文本，并且允許用戶對其中的內(nèi)容進行編輯。例如功能區(qū)下方的名稱框。

功能區(qū)下方的名稱框

庫

庫(Gallery)包含了一個圖標(biāo)容器，在其中顯示一組可供用戶選擇的命令或方案圖標(biāo)。例如【圖標(biāo)工具】|【設(shè)計】選項卡中的【圖表樣式】庫，單擊右側(cè)的上/下三角箭頭按按鈕，可以切換顯示不同行中的圖標(biāo)項。

【圖表樣式】庫

單擊上圖中【圖表樣式】庫右下角的擴展按鈕，可以 顯示庫內(nèi)容。

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組合框

組合框(ComboBox)由文本框、下拉按鈕和列表框組合而成，用于多種屬性選項的設(shè)置。通過單擊其右側(cè)的倒三角按鈕 ，可以在彈出的下拉列表框中選取列表項，被選中的列表項會顯示在組合框的文本框中。另外，用戶也可以直接在組合框的文本框中輸入具體的選項名稱后，按下 Enter 鍵確認，使選擇生效。常見的組合框如【開始】選項卡中的【字體】組合框。

【字體】組合框既可以輸入文本也可以顯示下拉列表

微調(diào)按鈕

微調(diào)按鈕(SpinButton)包含一對方向相反的三角箭頭按鈕，通過單擊箭頭按鈕，可以對文本框中的數(shù)值大小進行調(diào)節(jié)。例如【頁面布局】選項卡中的【縮放比例】微調(diào)按鈕。

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復(fù)選框

復(fù)選框(CheckBox)與切換按鈕的功能類似，通過單擊復(fù)選框可以在【選中】和【取消選中】兩個選項狀態(tài)之間來回切換。例如上圖中【頁面布 局】選項卡中的【查看】、【打印】復(fù)選框。

對話框啟動器

對話框啟動器(Dialog Box Launcher)是一種特殊的按鈕，它位于功能區(qū)選項卡中命令組的右下 角，并與其所在的命令組功能相關(guān)聯(lián)。對話框啟動器顯示為斜角箭頭按鈕：

【頁面設(shè)置】命令組右下角的對話框啟動器

單擊該按鈕可以打 開與特定命令組相關(guān)的對話框，例如單擊【頁面布局】選項卡【工作表選項】命令組中的對話框啟動器，將打開如下圖所示的【頁面設(shè)置】對話框。

單擊對話框啟動器打開相應(yīng)的對話框

選項按鈕

選項按鈕(OptionButton)也稱為“單選按鈕”通常由兩個以上的選項按鈕成組出現(xiàn)。單擊選中其中一個選項按鈕后，將自動取消其他選項按鈕的選中狀態(tài)。例如上圖對話框中的【打印程序】組中【先列后行】和【先行后列】單選按鈕。

編輯框

編輯框(EditBox)由文本框和文本框右側(cè)的折疊按鈕組成，文本框內(nèi)可以直接輸入或編輯文本，單擊折疊按鈕可以在工作表中直接框選目標(biāo)區(qū)域， 目標(biāo)區(qū)域的單元格地址會自動填寫在文本框中， 例如在【插入】選項卡中單擊【表格】按鈕，打開【創(chuàng)建表格】對話框中的【表數(shù)據(jù)的來源】編輯框。

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3.5 快捷菜單和快捷鍵

快捷菜單

Excel 中許多常用操作除了可以通過功能區(qū)選項卡上選擇對應(yīng)的命令控件執(zhí)行以外，還可以在快捷菜單中選定執(zhí)行。在 Excel 中，單擊鼠標(biāo)右鍵就可以顯示快捷菜單，菜單中顯示的內(nèi)容取決于當(dāng)前選中的對象。

右擊Excel單元格時，彈出的快捷菜單

在使用 Excel 時，使用快捷菜單可以使命令的選擇更加快速有效。例如，在選定一個單元格后右擊鼠標(biāo)，在彈出的菜單中將顯示包含單元格格式操作等命令的快捷操作。

上圖中顯示在菜單上方的工具欄稱為“浮動工具欄”，主要包含了單元格格式的一些基本命令，例 如【字體】、【字號】、【字體顏色】、【格式刷】等。

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快捷鍵

除了快捷菜單以外，用戶還可以在 Excel 中借助快捷鍵來執(zhí)行命令，按下 Alt 鍵將在當(dāng)前功能區(qū)選項卡上可執(zhí)行的快捷鍵提示，如下圖所示，根據(jù)提示鍵可以執(zhí)行許多快捷操作。

按下Alt鍵在功能區(qū)選項卡上顯示可執(zhí)行的快捷鍵

例如，在上圖所示的提示下

• 按下“1”鍵可以打開【另存為】界面；
• 按下“2”鍵可以打開【撤銷】列表；
• 按下“3”鍵可以執(zhí)行【恢復(fù)】命令；
• 按下F 鍵可以打開【文件】選項卡；
• 按下 H 鍵可以打開【開始】選項卡；
• 按下 N 鍵可以打開【插入】選項卡；
• 按下 M 鍵可以打開【公式】選項卡；
• 按下 F 鍵可以打開【頁面布局】選項卡；
• 按下 A 鍵可以打開【數(shù)據(jù)】選項卡；
• 按下 R 鍵可以打開【審閱】選項卡；
• 按下 W 鍵可以打開【視圖】選項卡；
• 按下 L 鍵則可以打開【開發(fā)工具】選項卡。.

以執(zhí)行【公式】選項卡中【定義名稱】命令組內(nèi)【名稱管理器】命令按鈕為例，依次按下 Alt 鍵、M 鍵，打開下圖所示的【公式】選項卡，然后按下 N 鍵即可。

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掌握快捷鍵的應(yīng)用方法后，在日常工作中反復(fù)使用，就可以逐漸脫離鼠標(biāo)使用鍵盤完成對 Excel 報表的操作，從而大大提高表格處理效率。

此外，Excel工作界面中處理表格時，還有一些可以快速執(zhí)行某些操作或切換的快捷鍵，這些快捷鍵通常與Ctrl、Alt或Shift鍵組合使用，理解這些快捷鍵的作用，找到與自己工作相關(guān)的快捷鍵，并通過刻意地練習(xí)掌握它們的使用方法，對于提高Excel軟件的使用效率，非常重要。

• Ctrl：control控制，用于選擇時按住Ctrl常用于選擇不連續(xù)的單元格或表格。
• Alt ：alternative替代，
• Shift：shift轉(zhuǎn)換，用于選擇時按住Shift常用于選擇連續(xù)的單元格區(qū)域或表格

下面將簡單介紹一些常用Excel快捷鍵，及其功能。

Excel中的快捷鍵-1

Excel中的快捷鍵-2

Excel中的快捷鍵-3