本篇內容結構如下：

1. 概述

Microsoft Excel是Microsoft(微軟公司)為使用Windows和Apple Macintosh操作系統的電腦編寫的一款電子表格軟件。

1.1 主要功能

Excel的主要功能就是進行數據處理。它作為數據處理的工具，擁有強大的計算、分析、傳遞和共享功能，可以幫助我們將繁雜的數據轉化為信息。

Excel的功能樹

數據記錄與整理

在一個Excel文件中可以存儲許多獨立的表格，我們可以把一些不同類型但是有關聯的數據存儲到一個Excel文件(工作簿)中，這樣不僅可以方便整理數據，還可以方便我們查找和應用數據。后期還可以對具有相似表格框架，相同性質的數據進行合并匯總工作。

Excel可以將不同類型的數據存儲在一張表格中

將數據存儲到Excel后，我們可以使用該軟件圍繞表格制作與使用而開發的一系列功能(大到表格視圖的精準控制，小到一個單元格格式的設置)。

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例如，如果需要查看或應用數據：

• 可以利用Excel中提供的查找功能快速定位到需要查看的數據；
• 可以使用條件格式功能快速標識出表格中具有指定特征的數據，而不必肉眼逐行識別；
• 可以使用數據有效性功能限制單元格中可以輸入的內容范圍；
• 對于復雜的數據，還可以使用分級顯示功能調整表格的閱讀方式，既能查看明細數據，又可獲得匯總數據。

數據加工與計算

在現代辦公中對數據的要求不僅僅是存儲和查看，很多時候是需要對現有的數據進行加工和計算。例如，每個月我們會核對當月的考勤情況、核算當月的工資、計算銷售數據等。此時，可以使用Excel公式和函數等來對數據進行計算。

使用函數計算員工的平均業績

數據統計與分析

要從大量的數據中獲得有用的信息，僅僅依靠計算是不夠的，還需要用戶沿著某種思路運用對應的技巧和方法進行科學的分析，展示出需要的結果。例如。

• 排序、篩選、分類匯總數據：排序、篩選、分類匯總是最簡單、也是最常見的數據分析工具，使用它們能對表格中的數據做進一步的歸類與統計。比如，對銷售數據進行各方面的匯總，對銷售業績進行排序;根據不同條件對各銷售業績情況進行分析;根據不同條件對各商品的銷售情況進行分析;根據分析結果對未來數據變化情況進行模擬，調整計劃或進行決策等。
• 使用函數分析數據：部分函數也可用于數據分析的，例如，對商品分期付款決策分析。
• 使用數據透視表：數據透視圖表是分析數據的一大利器，只需幾步操作便能靈活透視數據的不同特征，變換出各種類型的報表。
• 使用外部數據庫文件：在使用Excel進行工作的時候，不但可以使用工作簿中的數據，還可以訪問外部數據庫文件。使用外部數據庫文件最大的優點是用戶通過執行導入和查詢，能夠在Excel中使用軟件提供的工具對外部數據進行處理和分析。
• 使用Excel進行模擬分析：模擬分析，又稱為假設分析或What-if分析，它主要是基于現有的模型，在影響最終結構的諸多因素中進行測算和分析。在Excel中，提供了多項功能支持類似的分析，例如模擬運算表、方案管理。

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制作可視化圖表

當我們需要將大量向別人展示或者顯示數據結果的時候，為了使數據更加清晰，易懂，可以通過圖表來呈現。例如：

• 想要表現一組數據的變化過程，用一條拆線或曲線;

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• 想要表現多個數據的占比情況，用多個不同大小的扇形來構成一個圓形;

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• 想比較一系列數據并關注其變化過程，用多個柱形圖來表示。

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數據處理的自動化功能

雖然Excel自身的功能已經能夠滿足絕大部分用戶的需求，但對小眾用戶的高數據計算和分析需求，Excel也沒有忽視，它內置了VBA編程語言，允許用戶可以定制Excel的功能，開發出適合自己的自動化解決方案。

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同時，還可以使用宏語言將經常要執行的操作過程記錄下來，并將此過程用一個快捷鍵保存起來。在下一次進行相同的操作時，只需按下所定義的宏功能的相應快捷鍵即可，而不必重復整個過程。

1.2 軟件版本

歷史版本

Excel 誕生于1985年，之后幾乎每幾年都會發布一個版本。截止目前，Excel 已經更新發布了Excel 1.0、Excel 1.5、Excel 2.1、Excel3.0、Excel 4.0、Excel 95、Excel 97、Excel 98、Excel 2000、Excel2003、Excel 2007、Excel 2013、Excel 2016、Excel 2019、office365等諸多版本。不同的版本，在界面、功能和使用技巧上都有或多或少的差異。

下圖所示為Excel 2019的主要新增功能。

目前Excel 2019只能在Windows 10系統上運行

常用版本

雖然Excel每一次更新迭代都帶來新的功能，讓Excel 的處理水平不斷躍升。但目前人們常用的版本，卻不是最新的Excel 2019版本，而是版本更低一些的Excel 2016、2013、2010,甚至更低的Excel 2007和2003版。

許多人固執地堅守著低版本的Excel軟件，原因無非有三點，一是對舊版本軟件的熟悉；二是對Excel功能需求的有限；三就是考試需要。

Excel 2016

版本選擇

就功能方面而言，最新Excel版本會比較強大，包括打開速度，使用流暢度，以及存儲大小都會有很大的優勢。

但Excel從07、10版本以后其功能實際上就基本定型了，后續版本的只是進行小的修補。準確來說Excel 07版應該是個過渡版，而Excel 10版是一個功能相對完備的正式版，但比較Excel 2007功能也沒有太多變化。所以綜合來看，對于應用要求較專業的用戶而言，選擇Excel版本時，肯定是最新版的好點，但是如果用于學習Excel知識和操作，使用07或者10版也可以，只要通過學習掌握了Excel的基礎操作，無論使用什么版本的Excel都不會有太大的困難。

1.3 學習路徑

學習Excel入門容易深入難。新手用戶雖然可以通過觀看視頻，閱讀資料初步掌握Excel的基礎操作，但要進一步深入學習Excel的進階內容，則需要投入大量的精力和時間。

Excel發展至今，其功能龐大，內容復雜，使得極少有人能夠精通它的全部操作。普通用戶只要能夠掌握其5%左右的操作，就可以稱之為“高手”了。以Excel函數為例，Excel中光函數的數量就有400多個，光是掌握所有函數的格式，對于一般用戶而言就是一項非常艱巨的任務。

因此，在開始學習Excel之前，我們通常要做的第一件事情，就是根據自己的工作(或學習)需求，確定自己需要學習的范圍。

然后，就是明確一個系統學習Excel的路徑。通常，系統地學習Excel軟件，可以參考下圖所示的路徑。

從零開始學習Excel的路徑

熟悉Excel基本操作

簡單地說，就是掌握Excel界面中各種工具欄、菜單和快捷鍵的操作，并養成高效使用Excel軟件的習慣。

這一步是學習Excel的基礎，如下圖所示。

Excel的基本操作是每個用戶都需要掌握的

學習Excel公式與函數

學習Excel函數，沒必要所有函數都學習，除了最基本的統計、求和和查找函數以外，還需要學會函數之間的嵌套。這些都掌握了以后，還可以根據自己的工作需要學習一些和工作相關的函數、數組函數。

下圖所示為在學習公式與函數中需要掌握的知識。

學習Execl函數中需要掌握的內容

學會制作可視化圖表

在Excel中，用戶可以繪制各種各樣的圖形和圖表。用戶只要掌握繪制圖表的一些基本原理，再參考一些優秀的設計，就可以創造出效果不錯的圖表。

下圖所示為學習用制作圖表時，需要掌握的內容。

制作Excel圖表時需要掌握的內容

掌握數據透視表

當我們完成以上步驟的學習以后，要進一步地提升工作效率，就需要掌握數據透視表。Excel數據透視表常用于快速匯總數據。它在許多方面都能大大提升工作效率。是Excel高手的必備技能之一。

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錄制宏和VBA

當我們需要在Excel中重復執行相同的操作時，可以通過錄制宏并自定義快捷鍵來實現。例如：

• 批量修改格式；
• 批量完成打印；
• 制作炫目視覺效果（圖表、動畫）；
• 管理項目及同步內容。

而當我們要在Excel中實現一些特殊的自定義功能時，就需要學習VBA了。VBA的基本語法并不，但它同樣入門容易深入難。越往深處研究你就越能發現它的博大精深。

學習PowerQuery

PowerQuery是PowerBI的一個組件，在Excel 2010和Excel2013中以官方插件的形式出現。在Excel 2016以上版本中則內置在Excel功能中，可以直接使用。PowerQuery通過簡化數據發現、訪問和合作操作，增強商業智能自助服務體驗。在學習PowerQuery的過程中，你可能要學習一門新的語言——M語言。

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學習PowerPivot

當我們學習了PowerQuery后，還需要繼續學習PowerPivot，它也是PowerBI的一個組件。PowerPivot就像它的名字一樣，是數據透視表的加強版。同時，它又有點像數據庫，需要創建表之間的關系，有主鍵和外鍵，在處理大量數據時有比Excel更快的速度。

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學習Power BI

當我們學習了PowerQuery和PowerPivot后，還可以進一步學習PowerBI。PowerBI包括PowerQuery、PowerPivot、PowerView、PowerMap幾個組件。主要用于數據的可視化。