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Microsoft Excel是Microsoft為使用Windows和Apple Macintosh操作系統的電腦編寫的一款電子表格軟件。直觀的界面、出色的計算功能和圖表工具，再加上成功的市場營銷，使Excel成為最流行的個人計算機數據處理軟件。 第一，一個單元格記錄一個屬性 Excel處理數據方面，毋庸置疑，很強大。但有它自身的一套規則，excel很看重數據屬性，一是一，二是二。標準規范的是一個單元格記錄一個屬性。? 下圖左邊所示的金額含“元”，右邊的金額是規范的數值。 ? 左邊的金額需要合計時，大大增加了計算難度，而掌握這些技能是需要花時間的。 左邊含“元”的單元格求和，兩個公式均為數組公式： =SUM(--SUBSTITUTE(B2:B5,"元",)) =SUM(--LEFT(B2:B5,LEN(B2:B5)-1))?第二，忌用合并單元格合并單元格，僅限于需要打印的表單，不需要進行下一步運算統計匯總，比如招聘表等等。? 在源數據表中，禁止使用合并單元格。一個規范的數據源表格應該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行數據完整、結構整齊。  ? 上圖A列是合并單元格，表面看似很簡潔，處理數據時會遇到很多問題，同樣的，解決這些問題，也是需要一些技能才能解決。1.公式 比如對張三的銷量進行匯總，用公式：=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5)，結果為：161。顯然不正確，因為合并單元格以后的數據，只有首個單元格有數據，其余單元格均為空白。 2.篩選 進行篩選時，也只能得到一條記錄，比如篩選“張三”的銷量。  ?? 3.排序 如果需要按銷量來排序，會出現下面提示錯誤的對話框。 ?第三，標題不放在工作表Excel文檔的標題可以顯示在工作薄和工作表名稱中，如下右圖所示。  ? Excel標題行用于存儲每列數據的屬性，如“年齡”、“職務”、“銷售量”字段，是篩選和排序的字段依據。上圖左邊所示的標題“員工銷量統計表”，無非就是告訴大家這是一張什么表，除此以外不具有任何功能。 所以，可以不用標題占用工作表首行。用右邊所示的在工作表和工作薄名稱中標識出來就可以。?第四，勿用空行空列隔斷數據 如下圖所示，第4、7行為兩個空行隔斷數據。需要篩選下面所有數據，得先選中區域A1：G9，然后篩選。如果中間沒有空行，不需要選中區域，鼠標放在任意有數據的單元格，直接篩選就可以。  ? 如果中間沒有空行隔斷，鼠標放在任意有數據的單元格，按ctrl+A就可以全部選定數據，但是有隔斷之后，就不能了。 不僅是篩選，在寫公式時也一樣，對于數據源，保持數據之間的連續性很重要。 如果確實需要將數據分隔開，可以將單元格邊框加粗、改變單元格填充色等等來實現。?第五，勿添加多余的合計行 一張規范的數據源表格，不應該有下圖的那些合計行。一邊輸入數據，一邊合計求和，方法是不可取的。?  ? 數據源還有隨時增加、刪除的可能性，所以合計也會隨之變動。正確的做法是，先錄入數據，然后再合計。 源數據表為一張表，匯總表為另一張工作表或其余區域，匯總可以使用函數、數據透視表等完成。?第六，去掉多余表頭和同一屬性不占用多列 下面所示截圖，如果僅用于顯示和打印輸出，沒有任何問題，且清晰直觀。但是，做為一張數據源表，需要下一步分析數據，這種做法就不可取。 同種屬性的數據分列記錄，對數據篩選、排序等等設置了障礙。假設，要同時篩選出事假和年假明細，按正常操作步驟就無法實現。 事假、年假、病假同屬于請假類別，具有相同屬性，應該被記錄在同一列。  ? 下面這種做法才是中規中矩的一維數據源表。?第七，同類型數據盡量使用一張工作表不在同一張工作表，篩選、排序、引用和匯總，難度增大不少，非常不利于操作。 如下圖所示，所有數據放在一張工作表里面，按月份篩選、匯總，都很容易實現。  ?? 盡管幾十幾百字符的長公式或者一段VBA代碼能完成多表合并，不過前提還是得看數據源零散到什么程度。因此，實際應用，沒必要自己為自己設置障礙和難題。?第八，同一單元格記錄一個屬性? 下面這個圖是部落窩excel學習QQ群：28246933，一個群友的問題，A列同一單元格的所有數字相加。 ? 解決這個題目，用了一個很長的數組公式：=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))得到結果。如果將上面的數據源規范下，如下圖所示，不同屬性的數據記錄在不同的單元格。求和就變得非常非常簡單，=SUM(A2:D2)，得到結果。  ? 特別是剛接觸excel，對一些技能還沒有駕馭能力時，盡量盡量的將數據源規范化。Excel整體界面趨于平面化，顯得清新簡潔。流暢的動畫和平滑的過渡，帶來不同以往的使用體驗。 |
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