在討論甘特圖的制作之前，如果你還不了解甘特圖，那么我們簡單花一點篇幅來談談為什么我們需要甘特圖。甘特圖的名字看著不明所以，其實「甘特」兩字是其英文名 Gantt Chart 中 Gantt 的音譯，是因為這種圖形化的表達方式，最早是由 Henry Gantt 創造的，就以他的名字來命名了。

如果你經手管理過一個規模稍大的項目，那么對于甘特圖可能就不會陌生。要了解為什么甘特圖在項目管理中必不可少，和它的形態是密不可分的，一般來說它分為兩塊區域：

• 左側任務區：會列出項目中所有任務和事項的名稱，以及可以按需要添加任務的一些基本屬性，如責任人、分類等等；
• 右側圖表區：會按照每個項目的開始與結束時間，繪制橫向的柱形圖，從而形成一幅整體的圖形，展示每個任務所占用的周期；

了解了甘特圖的樣子，就不難想到為什么它在項目管理中非常有用，主要有三點：

1. 計劃與展示項目的全貌：制作甘特圖的基礎，是對項目進行拆解，把大的任務分解成一個個更小的單元，以及明確任務的開始與結束時間、責任人、優先級等屬性。通過制作甘特圖，不僅可以迫使項目管理人員完成項目的計劃，更可以讓項目中的每一個成員，通過甘特圖了解項目的全貌，從而有更強的目標感，而不再只是整個項目中的一個小螺絲釘。
2. 更清晰的時間周期規劃：甘特圖通過橫向的柱狀圖，展示了每個項目的開始與結束時間，相比起單純的列出時間，這種圖形化的展示對我們理解項目的周期更加友好。人是非常視覺性的動物，我在《日歷 App 的巔峰對決：Fantastical 2 vs Calendars 5 對比評測》一文中也提到過，Calendars 5 之所以能夠作為 Fantastical 2 的一個重要補充，是在于它的視圖的多樣性。甘特圖也是同樣的道理，2019/11/11 - 2019/11/20 你可能需要反應一下這其中是 10 天，但通過甘特圖的圖形化展示，你能直觀地通過圖像，一眼知道這是一個剛好從周一開始，橫跨一周半的任務事項。
3. 追蹤任務的進度：甘特圖不僅僅可以用于展示項目的計劃，在項目的實施階段，甘特圖也可以追蹤項目的實際進展，并通過圖形化的方式，與原先項目的計劃進行對比，清晰地了解每個任務是提前了，還是如期完成，或者延后了。

為什么選擇 Excel 作為制作甘特圖的工具

制作甘特圖有許多種方式和工具。從這一點上來說，可以首先分為兩個大的工具選擇方向：專業軟件，或是「萬金油」Excel。

先來談談專業軟件吧。像 Microsoft Project、OmniPlan 這樣的工具，都能夠用于制作甘特圖。除此之外，越來越多的在線服務工具也開始支持甘特圖，例如 Worktile、輕流等等。它們有些功能的確非常強大，有些可以生成非常美觀的甘特圖，的確也是不少項目經理的首選。

不過，弊端也同樣明顯：

• 不利于分享和修改：這些專業軟件大多是付費的，而且顯然，它們并不是那一類人人必備的軟件。因此，當你想分享項目甘特圖時，往往只能另存為圖片，別人拿到手后，只能看不能改。在項目管理越來越強調團隊協作的今天，專業工具反而變成了一種無形的門檻。
• 自定義程度不夠：這類工具的功能的確非常強大，例如項目的基線制定、變更追蹤、任務估算……光看名字，你都不一定知道這些是干什么的。但是功能的強大卻并不一定等同于你的需求。相反，它們的自定義程度往往不夠高，導致很多時候只能由你適應于工具，而不是讓工具為你服務。不管是 OmniPlan 還是 Microsoft Project，在甘特圖中對不同屬性的任務篩選，都不如 Excel 中的自定義程度高。

因此，在我的實踐中，Excel 一直是我用來制作甘特圖的首選。作為 Office 三件套之一，幾乎不用擔心 Excel 的普及性。同時，Excel 的自定義程度更高，只要花一點時間和精力，你完全可以按需打造出最適合你的甘特圖模板。

不過，用 Excel 來制作甘特圖，也有常見的三種套路：

1. 第一種是樸實派：他們只是利用了 Excel 的普及性，但整個甘特圖完全靠手工繪制，十分麻煩。想像一下，如果你的甘特圖有幾十項細分任務，你要自己按時間軸，拉選不同的區域，進行幾十次填充上色操作。
2. 第二種是圖表派：如果你搜索 Excel 制作甘特圖的教程，網上分享的方法，大多都是維護好源數據后，使用 Excel 中的圖表來生成甘特圖。這種方法的操作步驟也十分繁瑣，而且只側重于展示圖形，卻忽略了甘特圖中的任務列表，對任務的展示非常不友好。
3. 第三種是模板派：模板派非常簡單，一次性搭建出一個好用的模板，每次有新的項目，只需要在模板中修改內容即可。這個模板可以按照我們真正的需求，進行量身定做。