excel數據透視表本質上是一個由數據庫生成的動態匯總報告。數據庫可以存在于一個工作表(以表的形式)或一個外部的數據文件中。excel數據透視表可以將眾多行列中的數據轉換成一個有意義的數據報告。

例如，excel數據透視表可以創建頻率分布和幾種不同數據量度的交叉表。另外，還可以顯示部分數據之和以及各種水平的詳細情況。數據透視表最具創新的方面或許在于它的交互作用。創建一個數據透視表后，可以使用各種可能的方法重新安排信息，甚至插入專門的公式來執行新的計算。也可以創建匯總項目后的分組(例如，將Northern Region 總和與Western Region總和的結合)。還有一些錦上添花的操作：只要單擊幾次鼠標，就可以對數據透視表應用一些格式設置，讓它變成一個更加吸引人的報告。

使用excel數據透視表有一個小小的欠缺，它和基于公式的匯總報告不同，當改變源數據的信息時，excel數據透視表不會自動更新。不過該缺陷不會造成很嚴重的問題，只要單擊一次“刷新”按鈕，Excel會強制數據透視表對最新的數據進行更新。